Nog 12 maanden ...Een goede voorbereiding is het halve werk | Travelexpo

Nu je weet aan welke beurs je zal deelnemen, met welke doel, en met welke producten je zal uitpakken, is het tijd voor de volgende episode.

Zoals je reeds weet is een beursdeelname een geweldige manier om leads te genereren en klanten ter werven. Maar... dit gaat niet vanzelf!

Om het beste uit je beursdeelname te halen, is het belangrijk om het volledige proces in kaart te brengen: van ontwerp tot evaluatie & follow-up.

De enige manier om dit goed te regelen, is het uitwerken van een goed en  doordacht 'beursplan'.

Dit beursplan moet de basis vormen van een vlotte en vlekkeloze beursdeelname.  Vanaf de voorbereiding tot en met de opvolging wordt hierin aangegeven welke acties moeten worden ondernomen en door wie.

Start hiermee tijdig, want bij een beurs van enige omvang moet je al snel rekenen op zo'n 6 tot 10 maanden voorbereidingstijd.

Hieronder geven we je een korte weergave van het plan, zodat je zelf alvast aan de slag kunt gaan.  Een goed beursplan bevat minstens de volgende onderdelen :

A. Voorbereiding

1. Doelstellingen beursdeelname
2. Doelgroep 
3. Samenstelling projectgroep/- verantwoordelijke 
4. Selectie standbemanning
5. Communicatiemiddelen & PR
6. Planning & taakverdeling
7. Concept onderscheidende beursstand 
8. Budgettering
9. Briefing Travelexpo
10. Checklists

B. Beursdeelname

1. Briefing standbemanning
2. Draaiboek beursdagen

C. Opvolging

1. Evaluatie beursdeelname
2. Follow-up

Voor ieder bedrijf zijn er natuurlijk extra of andere aandachtspunten, maar door bovenstaand stramien te volgen zal je niet snel zaken over het hoofd zien.

Beurstip : Bezoek zelf eerst een beurs om deze naar waarde te kunnen schatten.  Een beursbezoek is daarom de eerste stap in de voorbereiding van jouw beursdeelmame.


Het Travelexpo_Team
Jouw garantie voor een geslaagde en zorgeloze beursdeelname!

Nog 14 maanden... Deelnemen of niet? | Travelexpo

De meerwaarde van een beursdeelname 
Het startschot van de internationale expo-traditie werd in 1851 gegeven in Londen. Meer dan 14.000 exposanten samen namen deel en ruim 6 miljoen bezoekers bezochten het evenement. Nog steeds is een beursdeelname een uitgelezen moment om je bedrijf en producten aan de buitenwereld voor te stellen.
Vooral het feit dat je in zo'n kort tijdbestek veel persoonlijke contacten tot stand kan brengen,  maakt van een beursdeelname een uitzonderlijke marketingopportuniteit.  
Deze overweging alleen al maakt het de moeite waard om een beursdeelname ernstig te overwegen. Inderdaad, waarom zou je een uniek medium dat zo véél te bieden heeft niet (beter) benutten? 

Als je weet dat je bij de meeste beursorganisaties ruim één jaar op voorhand een beursplaats moet reserveren, en voor succesvolle beurzen deze termijn zelfs kan oplopen tot twee jaar, hebben wij geen tijd te verliezen .... 

Beurzen kunnen dus een héél belangrijk onderdeel zijn van al je marketing- en verkoopsinspanningen, mits ..... een goede timing en een zorgvuldige voorbereiding !
Zoniet vrezen wij dat het een verspilling van geld en tijd zal zijn!

Wat wil je bereiken met je beursdeelname? 

Waarom willen jullie deelnemen aan een beurs? Deze vraag moet je keer op keer stellen!
Begin NOOIT aan een beurs zonder vooraf te bepalen waarom je op een beurs aanwezig wil zijn en zonder eerst vastgesteld te hebben wat je wil bereiken!

Een beursdeelname kost immers te veel tijd, energie en geld om als 'fait divers' te worden behandeld.
Er zijn ongetwijfeld tientallen goede redenen om aan een beurs deel te nemen. Wellicht wil je nieuwe klanten vinden?  Of wil je de beurs gebruiken om de relatie met bestaande klanten te versterken? Misschien wil je enkel je imago bevestigen en verstevigen? Nieuwe producten demonstreren? 
Alles kan, zolang het maar duidelijk is van te voren!

Het antwoord op de 'waarom'-vraag zal bovendien belangrijk zijn voor jouw briefing naar Travelexpo toe:
1) Nieuwe leads :  Hoe trekken wij de aandacht van de prospects?
2) Voorlichting    :  Hoe maken wij onze boodschap in één oogopslag duidelijk ?
3) Relatiebeheer:  Hoe kunnen wij onze relaties persoonlijk ontvangen op de beursstand?
4) Branding        :   Hoe zorgen wij ervoor dat de bezoekers positief over ons denken? 

Beurstip   Maak je doelstellingen S.M.A.R.T


Wie wil je bereiken met je beursdeelname?

Zodra je weet welke doelstellingen je zal verbinden aan je beursdeelname, is het verstandig na te denken wie de doelgroep is voor jouw beursdeelname. Welke klanten/prospecten wil je bereiken?
Beurstip   Stel o.b.v. het doelgroepenoverzicht een uitnodigingslijst samen


Maar welke beurs gekozen?

Deelnemen, "ja" maar aan welke beurzen? Het grote aanbod maakt deze keuze er niet gemakkelijker op.
Omdat een beursdeelname veel vraagt van je organisatie, is een goede selectie heel belangrijk!
Kies daarom zorgvuldig beurzen uit in functie van je concrete doelstellingen.  Dus niet omgekeerd :  doelstellingen formuleren op basis van de gekozen beurs.

Om je te verdiepen in het beursaanbod, kunnen volgende websites je alvast helpen :
- www.expofairs.com
- www.auma.de
- www.expodatabase.com
- www.beurskalender.be

Stel jezelf hierbij een aantal relevante vragen  :
1) Wat voor type beurs?  Professionele beurs, of beurs voor het grote publiek?
2) Komt mijn gewenste doelgroep op deze beurs ?
3) Wat is de deelnemerslijst? Nemen mijn concurrenten eveneens deel? Of zijn er klanten/ leveranciers aanwezig op de beurs?

Beurstip Vraag aan de beursorganisator vooraf zoveel mogelijk informatie op over zijn manifestatie


Pas als je een duidelijk antwoord geformuleerd hebt op alle voorgaande vragen, heeft het echt zin om verder aan de slag te gaan...   

Overweeg je om deel te nemen aan een beurs, maar weet je niet waar te beginnen? Aarzel zeker niet om Travelexpo te contacteren.  Wij begeleiden je graag bij jouw beursdeelname vanaf de eerste stap!

Welkom op ons gloednieuw blog ... | Travelexpo

Onze blog is (eindelijk) een feit!  

Veel bedrijven stellen zich ieder jaar weer dezelfde vraag : 'Moeten we deelnemen aan die beurs of dat event?',  'Halen we er wel uit wat we er in investeren?'

Terechte vragen!  Een beursdeelname neemt immers een flinke hap uit je budget en vergt vaak veel tijd en energie van jezelf en je collega's.

Toch zijn wij er rotsvast van overtuigd dat een beursdeelname een unieke commerciële opportuniteit is, die - mits een goed doordachte voorbereiding - een erg efficiënte & rendabele van informeren, verkopen, image-building,... kan zijn.

Er is nl. geen enkel communicatie-medium dat zoveel mogelijkheden biedt als een beursdeelname!

Daarom....   willen wij je als ervaren standenbouwer aan de hand van dit blog stap-voor-stap op weg helpen naar je volgend 'beurssucces'.

Benieuwd welke nuttige tips wij zullen geven ter voorbereiding van jouw (succesvolle) beursdeelname?  Hou dan zeker onze blog in de gaten.   

Met dit blog wil Travelexpo je alvast een tool aanreiken waarmee je een beurscrash zal vermijden...


Veel leesplezier en alvast een goed beursseizoen toegewenst !

Het Travelexpo_Team
Jouw garantie voor een geslaagde en zorgeloze beursdeelname!


PS  

Op het internet is veel informatie te vinden.  Als gids voor deze blog zullen wij vaak terugvallen op volgende interessante leidraden :

- 'Help, ik neem deel aan een beurs!', uitgegeven door Flanders Investment & Trade (FIT)
- 'Vol verwachting(en) - Werkboek voor betere beursdeelnames', Christophe Landuyt, uitgegeven door Expo-id